แนวทางการตรวจสอบการด าเน นงาน (Performance Audit) น ตยา ศร เก ด การตรวจสอบการด าเน นงานค ออะไร? การทบทวนการปฏ บ ต งานขององค กรเพ อประเม นความประหย

Transcription

1 แนวทางการตรวจสอบการด าเน นงาน (Performance Audit) น ตยา ศร เก ด การตรวจสอบการด าเน นงานค ออะไร? การทบทวนการปฏ บ ต งานขององค กรเพ อประเม นความประหย ด(Economy) ความม ประส ทธ ภาพ(Efficiency) และความม ประส ทธ ผล(Effectiveness) รวมถ งการบร หารจ ดการ การ บร หารความเส ยง การใช ทร พยากร และการปฏ บ ต ตามกฎหมาย(Compliance) ท าไมจ งต องตรวจสอบการด าเน นงาน? เพ อต ดตามการด าเน นงานของโครงการว า เป นไปตามว ตถ ประสงค ประหย ด ม ประส ทธ ภาพ และได ผลค มค าหร อไม และเป นไปตามระเบ ยบ ข อบ งค บ และกฎหมายหร อไม ม ว ธ การหร อแนวทางการตรวจสอบการด าเน นงานอย างไร? - ศ กษาจากเอกสารโครงการ แผนงาน และรายงานต างๆ - ประช มปร กษาหาร อหร อแลกเปล ยนความเห นก บผ ร บผ ดชอบโครงการ - ออกส ารวจศ กษาภาคสนามพ นท โครงการ - ส มภาษณ ส งเกตการณ และออกแบบสอบถาม - ประเม นประส ทธ ภาพการควบค มภายในด านการบร หาร และว เคราะห ระบบงาน - ประย กต ใช หล กการว เคราะห ว จ ย สถ ต คณ ตศาสตร - ประย กต ใช ศาสตร ความร หลายๆสาขา ผ ท จะท าหน าท ตรวจสอบการด าเน นงานควรม ค ณสมบ ต อย างไร? - ม ความร ประสบการณ ในการปฏ บ ต งาน - ความสามารถในการว เคราะห ป ญหา - ม ความเป นอ สระ - ความต งใจ - ความม นใจในต วเอง - ความอดทน อดกล น - ความค ดร เร มสร างสรรค ความสามารถในการประสานงานก บผ อ น - ม แนวค ดในด านธ รก จ/การบร หาร ใครค อผ ท จะต องมาเป นผ ตรวจสอบการด าเน นงาน? - ผ ตรวจสอบภายใน - ผ ท ได ร บมอบหมาย - ผ ตรวจสอบภายนอก(ส าน กงานการตรวจเง นแผ นด น)

2 ควรจะม การตรวจสอบการด าเน นงานเม อไร? เม อม ผลการด าเน นงานเก ดข นแล ว - ระหว างการด าเน นงาน - การด าเน นงานเสร จส น จะตรวจสอบการด าเน นงานอย างไร? ตรวจสอบโดยการต งประเด นป ญหา ซ งม อย 5 องค ประกอบ ได แก 1. Criteria ส งท ควรจะเป น (ด จากว ตถ ประสงค และเป าหมายของโครงการ) 2. Condition ส งท เป นอย (ด จากส งท เก ดข นจร งหร อท ปรากฏอย ) 3. Effect ผลกระทบ(น าส งท ควรจะเป น มาเปร ยบเท ยบก บ ส งท เป นอย ท าให เก ดผล กระทบอะไรตามมา) 4. Cause สาเหต (โดยม สาเหต จากอะไร) 5. Recommendation ข อเสนอแนะ(ควรจะหาแนวทางหร อว ธ การแก ไขอย างไร) การตรวจสอบการด าเน นงานม ข นตอนอย างไร? 1. การวางแผน 2. การปฏ บ ต งานตามแผน 3. การรายงาน 4. การต ดตามผล การค ดเล อกโครงการท จะตรวจสอบการด าเน นงานม หล กเกณฑ อย างไร? 1. ม ความส าค ญและได ร บความสนใจจากหลายๆฝ าย 2. ม ป ญหาอ ปสรรคในการด าเน นงาน 3. ใช งบประมาณจ านวนมาก 4. ม ผลการด าเน นงานเก ดข นแล ว 5. ม เป าหมาย ว ตถ ประสงค ช ดเจน สามารถตรวจสอบได อะไรค อข อแตกต างระหว าง งาน และ โครงการ? งานจะอย ในระด บเด ยวก บโครงการ ค ออย ภายใต แผนงาน แต งาน จะม ระยะเวลาเร มต น แต ไม ม ระยะเวลาส นส ดการด าเน นงานท ช ดเจน งาน ประกอบด วยกล มก จกรรมท ด าเน นการต อเน องก นโดยไม ม ระยะเวลาส นส ด เพ อให บรรล ว ตถ ประสงค ของงานน น โครงการ จะม ระยะเวลาเร มต นและส นส ดการด าเน นงานท ช ดเจน 2

3 โครงการ ประกอบด วยกล มก จกรรมท ด าเน นการเพ อให ได ผลส าเร จหร อผลงานตาม ว ตถ ประสงค เป าหมายท ก าหนดไว โดยม แผนและข นตอนการด าเน นงานท ช ดเจน ม ระยะเวลา เร มต นและระยะเวลาส นส ดท ช ดเจน โครงการต องม ล กษณะอย างไร? - เป นแผนงานท จ ดท าข นอย างม ระบบ - ประกอบด วยก จกรรมย อยหลายก จกรรม - ม จ ดเร มต นและส นส ดในการด าเน นงาน - ม ว ตถ ประสงค หร อเป าหมายท ช ดเจน - ม พ นท ในการด าเน นงาน - ม บ คคลหร อหน วยงานท ร บผ ดชอบ การส ารวจข อม ลเบ องต นม ความส าค ญและจ าเป นอย างไร? ความส าค ญและความจ าเป นของการส ารวจข อม ลเบ องต น ค อ 1. ช วยให ทราบถ งประเด นท ควรจะตรวจสอบ 2. ช วยให ได ร บผลการตรวจสอบท ตรงตามเป าหมาย หร อตรงจ ดท ควรได ร บการ ตรวจสอบ 3. ช วยในการต ดส นใจท จะตรวจสอบต อไป หร อย ต การตรวจสอบ 4. ช วยในการวางแผนการใช ทร พยากร ท งด านบ คลากรและเวลาได อย างม ประส ทธ ภาพ 5. เป นการบร หารงานตรวจสอบได อย างม ประส ทธ ภาพ การส ารวจข อม ลเบ องต นม ว ตถ ประสงค เพ ออะไร? 1. เพ อท าความเข าใจก บโครงการ 2. เพ อทราบถ งจ ดแข งจ ดอ อนของโครงการ 3. เพ อทราบถ งป ญหา อ ปสรรคในการด าเน นงาน 4. เพ อก าหนดประเด นในการตรวจสอบ 5. เพ อใช เป นข อม ลในการต ดส นใจตรวจสอบ หล งจากท ได ม การส ารวจข อม ลเบ องต นแล ว ต องท าอย างไรต อไป? น าผลการส ารวจข อม ลเบ องต นมาก าหนดประเด นการตรวจสอบ 1. ประเด นท คาดว าจะเป นข อตรวจพบส าค ญ (Matters of Potential Significance : MOPS) 2. ประเด นท จะเป นข อตรวจพบส าค ญ (Matters of Significane: MOS) อะไรค อองค ประกอบของ MOPS? องค ประกอบของ MOPS ค อ 3

4 1. ส งท ควรจะเป น (Criteria) ส งต างๆท โครงการก าหนดไว เพ อใช เป นเป าหมาย หร อเป นหล กในการด าเน นงาน /แผนการด าเน นงาน /ระเบ ยบ /กฎเกณฑ 2. ส งท เป นอย (Condition) ข อเท จจร งท เก ดข นในกระบวนการด าเน นงานของงาน/ โครงการน นๆ ท งหมด อะไรค อองค ประกอบของ MOS? องค ประกอบของ MOS ค อ 1. ส งท ควรจะเป น (Criteria) 2. ส งท เป นอย (Condition) 3. ผลกระทบ(Effect) การต งประเด นข อตรวจพบส าค ญ(MOS) ม ข อท ควรจะพ จารณาอย างไร? 1. เป นต วแปรส าค ญต อความส าเร จหร อความล มเหลวต องาน/โครงการท ตรวจสอบ หร อไม 2. ม ด ชน ช ว ดผลส าเร จของงาน/โครงการท ช ดเจน และว ดได 3. ม ผลกระทบต อเง นลงท นหร อความส าเร จของงาน/โครงการมากน อยเพ ยงใด 4. สามารถเสนอแนวทางแก ไขเป นร ปธรรมและปฏ บ ต ได ข อม ลท ต องการจากการส ารวจข อม ลเบ องต นได แก อะไรบ าง? 1. ข อม ลท วไปเก ยวก บโครงการ ความเป นมา/ว ตถ ประสงค เป าหมาย/ก จกรรม ข นตอนก การด าเน นงาน/พ นท ด าเน นงานโครงการ/งบประมาณ/แหล งท มาของเง น การใช จ ายเง น / ระยะเวลา /หน วยงานท ร บผ ดชอบ /นโยบาย ค าส ง ระเบ ยบ/ ว ธ การต ดตาม และประเม นผล 2. ผลการด าเน นงาน/ความส าเร จของก จกรรมหล กต างๆตามระยะเวลาท ก าหนด 3. ป ญหา อ ปสรรค หร อข อจ าก บของโครงการ สาระส าค ญของข อเสนอโครงการม อะไรบ าง? ใคร? ผ ร บผ ดชอบโครงการ ท าอะไร? รายละเอ ยดท ส าค ญของโครงการ ท าไม? เหต ผลและความจ าเป น เท าไร? ว ตถ ประสงค /เป าหมาย(ต วช ว ดเช งค ณภาพ/ต วช ว ดปร มาณ) ท ไหน? พ นท ด าเน นการ อย างไร ว ธ การด าเน นการ เม อไร? ระยะเวลาด าเน นงาน จากท ใด/จ านวนเท าไร? แหล งเง น/งบประมาณของโครงการ โดยหว งผลอะไร? ผลประโยชน ท คาดว าจะได ร บ 4

5 ว ตถ ประสงค หล กๆ ของการบร หารโครงการค ออะไร? 1. ต องการบรรล ผลงานท ระบ ไว 2. ภายใต ข อก าหนดของค าใช จ าย 3. ภายในระยะเวลาท ก าหนดไว ในแผน ขอให อธ บายค าจ าก ดความของผลผล ต(Outputs) ผลผล พท (Outcome) และผลกระทบ (Impact) ผลผล ต (Outputs) ค อผลท เก ดข นท นท ท ม การด าเน นงาน/โครงการ หร อท นท ท งาน/ โครงการแล วเสร จ ผลผล พท (Outcome) ค อผลท ตามมาหล งจากเก ดผลผล ต (Outputs)แล ว หร อผลท เก ดจาก การใช ประโยชน จากผลผล ต ผลกระทบ(Impact) ค อผลส บเน องจากการท างาน/โครงการ ซ งอาจเก ดจากงาน/โครงการ น นโดยตรงหร อเก ดจากผลผล พท (Outcome) ของงาน/โครงการน น ม ข อควรพ จารณาในการประมวลผลข อม ลอย างไร? 1. ปร มาณข อม ลท ได จากแบบสอบถาม การส มภาษณ ส งเกตการณ หากม ปร มาณมาก เก นไป จะม ผลกระทบก บเร องของคน /เวลา/ค าใช จ าย แต หากน อยเก นไป ก จะน ามา ว เคราะห และสร ปไม ได เพราะข อม ลไม เพ ยงพอ ขาดความน าเช อถ อ 2. ข อม ลต างๆ ท ได มาต องจ ดกล มให ด แยกเป นกล มข อม ลเช งปร มาณ เช งค ณภาพ 3. ความร บเร งในการจ ดท า อาจจะท าให เก ดความผ ดพลาด ข อม ลเช งค ณภาพ (Qualitative Data) ก บข อม ลเช งปร มาณ(Quantitative Data) ม ข อ แตกต างก น อย างไร? ข อม ลเช งค ณภาพ เป นข อม ลท บอกเก ยวก บค ณล กษณะหร อค ณสมบ ต ซ งข อม ลด งกล าวไม สามารถก าหนดค าเลขได หร อแม จะก าหนดได แต ก ไม ม ความหมายท เหมาะสม เช นความพ งพอใจ ความเป นธรรม ฯลฯ ข อม ลเช งปร มาณ เป นข อม ลท สามารถก าหนดค าเป นจ านวนหร อต วเลขแทนค ณล กษณะ หร อค ณสมบ ต ของส งท ท าการประเม น เช น อาย น าหน ก จ านวนบ คคล ฯลฯ ม ข อท ควรจะพ จารณาเก ยวก บข อม ลเช งค ณภาพอย างไร? 1. ข อม ลท มาส มพ นธ ก บประเด นป ญหาสามารถท าให หลงประเด นได 2. ต องท าอย างละเอ ยดรอบคอบ ไม ควรต ดข อม ลท งมากเก นไป 3. สร ปอย างระม ดระว ง หล กเล ยงค าท ม ความหมายคล มเคร อ ม ข อท ควรจะพ จารณาข อม ลเช งปร มาณอย างไร? 1. ข อม ลจะบอกอะไรเก ยวก บสถานการณ ท เก ดข นแก เราบ าง 2. จะสร ปข อม ลเหล าน เพ อให เข าใจสถานภาพได ง าย และช ดเจนข นด วยว ธ ใด 5

6 การว เคราะห ข อม ลหมายถ งอะไร? ค อการเปร ยบเท ยบข อม ลระหว างผลการด าเน นงานก บเป าหมาย หร อว ตถ ประสงค โครงการ โดยจะน าข อม ลจากแบบสอบถาม การส งเกตการณ การส มภาษณ ผ ท เก ยวข องก บ โครงการ และข อม ลเอกสารโครงการ มาประมวลผลข อม ลทางสถ ต ด วยว ธ การแจกแจงความถ แสดงผลในร ปของร อยละ การว เคราะห และแปลความหมายของข อม ลม กระบวนการอย างไร? 1. ตรวจสอบความถ กต องของข อม ล 2. จ ดประเภท 3. สร ปข อม ล หร อใช ว ธ การค านวณและสถ ต ตามท ต องการ 4. การว ดความแตกต างและความส มพ นธ จากข อม ลท สร ปได 5. การแปลความหมาย - เสนอข อม ลท ส าค ญให เป นท น าสนใจแก ผ อ าน - เข าใจง าย ช ดเจน และใช ภาษาเข ยนธรรมดา - ต ความเป นข นตอนท สามารถท าให ผ อ านน าไปใช ปฏ บ ต ได ไม ส บสน - ล กษณะการต ความจะต องไม ท าให ผ อ านน าไปค ดอ กอย างล กซ ง ส งท ควรจะต องค าน งถ งในการว เคราะห ข อม ลม อะไรบ าง? - ข อม ลท ถ กต อง เช อถ อได - ข อม ลท เพ ยงพอท จะสร ป และว เคราะห - ข อม ลท ตรงตามประเด น - ม หล กการ/ม เหต ม ผล เป นท ยอมร บโดยท วไป - ข อม ลท ม น าหน กพอ เห นได ช ดเจน เป นท น าสนใจ อะไรค อข อจ าก ดในการว เคราะห ข อม ล? ความเท ยงตรงของผ ว เคราะห ความร ความเข าใจของผ ว เคราะห - ประสบการณ - ว ธ การว เคราะห - ความร ทางสถ ต ความถน ดในแต ละว ธ การของผ ว เคราะห หมายเหต : รวบรวมจากเอกสารประกอบ โครงการอบรมหล กส ตร: เทคน คการตรวจสอบการด าเน นงาน กล มตรวจสอบภายใน กรมควบค มโรค ระหว างว นท ก นยายน 2547 ณ ห องประช มกองแผนงาน โดยนายพ เชษฐ ตระก ลกาญจน จากส าน กงานการ ตรวจเง นแผ นด น 6